WeTransfer B.V. é um serviço de transferência de arquivos pela Internet com receita superior a 100 M USD, com sede na Holanda. Fundada em 2009, cresceu e implementou um modelo de receita dual baseado em assinaturas premium e publicidade, focado principalmente em mercados criativos e de mídia.

Em 2021, a WeTransfer contratou Katia Malashyna-De Jong como diretora de sistemas financeiros, responsável pela infraestrutura financeira, sistemas de vendas, recursos humanos e TI.

A empresa estava experimentando um crescimento exponencial, e a equipe financeira quadruplicou em dois anos.

Havia uma proliferação de mais de 200 aplicações SaaS, adquiridas de forma isolada, resultando em numerosos silos e duplicidade de esforços manuais nas finanças, RH, vendas e outros departamentos. Além disso, não havia uma equipe dedicada às integrações corporativas.

O desafio

A WeTransfer investiu centenas de horas ao longo de dois anos e meio para desenvolver uma integração interna entre Salesforce e NetSuite, sem sucesso. A falta de sincronização bidirecional causava atrasos no fechamento financeiro e na faturamento. Por exemplo, as atualizações no Salesforce não se refletiam no NetSuite, e era necessário um contador de receitas para gerenciar manualmente as transações.

Problemas adicionais:

Pipeline de dados financeiros incompleto desde PayPal e Stripe.

A arquitetura fragmentada dificultava até mesmo explicar os sistemas para os auditores, o que afetava a confiabilidade dos controles.

A solução: implementação com Celigo

A WeTransfer contratou a Celigo em menos de um mês, escolhendo-a em relação à Boomi e Mulesoft, destacando sua facilidade de uso, funcionalidade potente, design intuitivo, biblioteca de integrações pré-fabricadas e modelo de tarifas atraente (pagamento por endpoints em vez de fluxos).

Iniciaram com cinco endpoints, abordando primeiro a integração Salesforce-NetSuite por meio de uma implementação guiada e autodidata. A documentação foi clara e útil.

A plataforma se mostrou tão intuitiva que expandiram rapidamente seu uso: adicionaram integrações para cumprimento, data warehouse, Stripe, PayPal e outras áreas. Quando surgiam fluxos complexos, contavam com o apoio da Multilayer, um pequeno contratante especializado.

Posteriormente, somaram 12 endpoints adicionais, incluindo casos de uso de gestão de projetos e data warehousing. Um grande avanço foi a possibilidade de conectar e automatizar dados do armazenamento de dados sem a necessidade de um engenheiro de dados.

Resultados-chave

A automação do processo Quote-to-Cash foi bem-sucedida imediatamente, acelerando o fechamento financeiro e reduzindo drasticamente o trabalho manual. O contador de receitas pôde se concentrar em tarefas de valor agregado, como melhorias de processos em vez de conciliações manuais.

A equipe de vendas finalmente obteve acesso ao estado de faturas e pagamentos no Salesforce — uma funcionalidade que pediam há dois anos e que funcionou sem problemas desde o início.

O risco operacional foi reduzido significativamente, melhorando os controles dos sistemas e facilitando a confiança nas auditorias financeiras.