WeTransfer B.V. es un servicio de transferencia de archivos por Internet con ingresos superiores a los 100 M USD, con sede en los Países Bajos. Fundado en 2009, ha crecido e implementado un modelo dual de ingresos basado en suscripciones premium y publicidad, enfocado principalmente en mercados creativos y de medios

En 2021, WeTransfer incorporó a Katia Malashyna-De Jong como directora de sistemas financieros, encargada de la infraestructura financiera, sistemas de ventas, recursos humanos, y TI.

La empresa estaba experimentando un crecimiento exponencial, el equipo de finanzas se cuadruplicó en dos años.

Había una proliferación de más de 200 aplicaciones SaaS, adquiridas de forma aislada, lo que generaba numerosos silos y duplicidad de esfuerzos manuales en finanzas, RRHH, ventas y otros departamentos. Además, no había un equipo dedicado a las integraciones corporativas

El desafío

WeTransfer invirtió cientos de horas a lo largo de dos años y medio en desarrollar una integración interna entre Salesforce y NetSuite, sin éxito. La falta de sincronización bidireccional generaba retrasos en el cierre financiero y en la facturación. Por ejemplo, las actualizaciones en Salesforce no se reflejaban en NetSuite, y se requería un contable de ingresos para gestionar manualmente las transacciones

Problemas adicionales:

Pipeline de datos financieros incompleto desde PayPal y Stripe.

La arquitectura fragmentada dificultaba incluso explicar los sistemas a los auditores, lo que afectaba la confiabilidad de los controles

La solución: implementación con Celigo

WeTransfer contrató Celigo en menos de un mes, eligiéndolo por sobre Boomi y Mulesoft, destacando su facilidad de uso, funcionalidad potente, diseño intuitivo, biblioteca de integraciones prefabricadas y modelo tarifario atractivo (pago por endpoints en lugar de flujos)

Iniciaron con cinco endpoints, abordando primero la integración Salesforce-NetSuite mediante una implementación guiada y autodidacta. La documentación fue clara y útil

La plataforma resultó tan intuitiva que expandieron rápidamente su uso: agregaron integraciones para cumplimiento (fulfillment), data warehouse, Stripe, PayPal y otras áreas. Cuando surgían flujos complejos, contaban con apoyo de Multilayer, un pequeño contratista especializado

Posteriormente, sumaron 12 endpoints adicionales, incluyendo casos de uso de gestión de proyectos y data warehousing. Un gran avance fue la posibilidad de conectar y automatizar datos desde el almacén de datos sin necesidad de un ingeniero de datos.

Resultados clave

La automatización del proceso Quote-to-Cash fue exitosa de inmediato, acelerando el cierre financiero y reduciendo drásticamente el trabajo manual. El contable de ingresos pudo enfocarse en tareas de valor agregado, como mejoras de procesos en lugar de conciliaciones manuales

El equipo de ventas finalmente obtuvo acceso al estado de facturas y pagos en Salesforce —una funcionalidad que llevaban pidiendo dos años y que funcionó sin problemas desde el inicio

Se redujo significativamente el riesgo operativo, mejorando los controles de sistemas y facilitando la confianza para las auditorías financieras